Estado já criou 1,3 milhão de documentos eletrônicos no SEI Bahia

O Estado da Bahia atingiu a marca de 1,3 milhão de documentos e mais de 87 mil processos eletrônicos criados no SEI Bahia, o sistema informatizado de gestão de processos e documentos administrativos digitais do Poder Executivo. Em um ano e cinco meses de implantação – o software criado e cedido gratuitamente à Secretaria de Administração do Estado da Bahia (Saeb) pelo Tribunal Regional Federal da 4ª Região (TRF4) – vem mudando rotinas nos órgãos estaduais ao eliminar o papel como suporte físico para documentos e processos administrativos.

O novo sistema já proporcionou aos cofres públicos uma economia superior a R$ 2,6 milhões. O cálculo leva em conta a eliminação das despesas com aquisição de 13,2 milhões de folhas de papel, somados à redução dos custos com grampos, capas de processos e transporte de material. "A iniciativa traz ainda ganhos em eficiência, agilidade, transparência, aumento da produtividade, gestão por processos, capilaridade e velocidade na captação da informação", enumera o coordenador do projeto, Anderson Vasconcelos.

Os números do processo de implantação avançam rapidamente: a cada uma hora, são gerados em média no sistema dois mil novos documentos eletrônicos. Primeiro órgão estadual a adotar o software em um projeto piloto, a Saeb é hoje a unidade com maior número de processos tramitando no SEI Bahia (9.355), seguida da Universidade do Estado da Bahia (Uneb), com 8.296, e Secretaria de Saúde do Estado (Sesab), com 7.928.

"Estamos fazendo uma implantação de qualidade e extremamente célere, levando em conta o grande volume de processos que tramitam no Estado", comemora Anderson. A estratégia adotada para os processos com fluxos similares nos diversos órgãos estaduais foi de uma implantação em ciclos. Dessa maneira, a cada nova onda, a utilização do SEI Bahia passa a ser obrigatória no Estado para abertura de novos tipos de processos.

Como conseqüência, já há hoje 131 tipos diferentes de processos  tramitando exclusivamente em meio eletrônico e este número deve crescer em breve com o lançamento da sétima onda, previsto para o próximo dia 31 de agosto.  Em paralelo, cada unidade segue conduzindo o processo de implantação dos processos que são específicos às sua atividades.